Sistema basado en una Intranet que permite de manera eficaz; administrar el valor de la información, documentos, publicaciones y conocimientos generados dentro de una organización.

Introducción

La aplicación auto configurable de Administración del Conocimiento, es un sistema basado en una intranet que permite de manera eficaz; administrar la información, documentos, publicaciones y conocimientos que son generados dentro de una organización.  Toda la información se aprecia de manera gráfica, con ello se logra la administración de direcciones o departamentos, publicaciones, permisos, roles, avisos, usuarios y sitios externos.
 
Características

La página principal de la Intranet está compuesta por cuatro elementos presentados al usuario mediante un diseño inteligente, lo cual permite un fácil manejo de la misma. Estos elementos son los siguientes:
 
Un banner con mensajes importantes de la empresa para los usuarios activos, un menú principal con acceso a
determinadas secciones de la Intranet y un menú con ligas a sitios externos y aplicaciones. En la parte central se despliega información general de la empresa y finalmente se presenta una barra de estado con información del login del usuario y departamentos.

Debajo de la información general, se encuentran las ligas que nos transportan a cada uno de los departamentos de la empresa, a su vez, éstas tienen otras que conllevan a subdepartamentos y a las publicaciones más recientes correspondientes a cada unidad.
La flexibilidad que aporta la intranet para ingresar a departamentos de la empresa contiene compatibilidad para la estructura jerárquica de las empresas más diversas. El funcionamiento de la intranet queda adaptado a la estructura organizacional que se defina en las configuraciones operacionales requeridas.

El sistema está dividido en:

• Departamentos:
Mediante esta liga se puede accesar a todas las direcciones predefinidas. Contiene una liga que permite ver las publicaciones y los nombres de los departamentos que corresponden. Puede mostrar además, el nombre del responsable implicado, así como la información referente a ese departamento con una descripción con mayores detalles que puede ser consultado en cualquier momento. En un departamento, los usuarios pueden publicar documentos dentro del mismo y tener acceso a  una lista con todos sus documentos.

• Usuarios:
La intranet muestra el nombre del usuario actual, de tal forma que se puedan obtener los datos del mismo, sus alcances y sus roles.

• Permisos:
Con la finalidad de definir claramente actividades y alcances de los usuarios en la intranet, se consideran permisos predefinidos, es decir, existen administradores que poseen control total y otros que sólo poseen permisos para publicar, leer o cualquier otra finalidad.

• Roles:
Se puede dar de alta un número ilimitado de roles que son asignados a los usuarios, con lo que se logra tener una mejor administración de los permisos para cada usuario de acuerdo a su rol.

• Publicaciones:
Las publicaciones o documentos que los usuarios almacenan en la intranet son ubicados en un sólo lugar o repositorio. Con ello, se agiliza la búsqueda de información y se facilita la administración de la misma.

• Aplicaciones-sitios externos:
Muestra ligas a sitios externos de Internet o de otras aplicaciones, lo que ofrece versatilidad para la navegación en la red, además de un ahorro de tiempo al mostrar directamente las ligas a los sitios predefinidos de los usuarios.

• Avisos:
Permiten informar de manera clara y oportuna a los usuarios de la intranet sobre diversos temas de interés.

• Búsqueda Avanzada:
La parte inferior izquierda, además de presentar ligas a sitios externos y aplicaciones, nos brinda la posibilidad de hacer búsquedas de departamentos, usuarios, publicaciones o documentos almacenados en la Intranet, agilizando y facilitando la búsqueda de la información y administración de la misma.

• Administración:
Para un adecuado manejo y mantenimiento de la intranet, es necesario un administrador a cargo.

Toda vez que este sistema ofrece versatilidad y facilidad en su manejo, ha contemplado un rol para administradores, los cuales pueden  realizar diversas funciones: Depurar documentos y
publicaciones, registrar y dar de alta nuevos usuarios, roles y departamentos. También pueden otorgar permisos y configuración de los avisos, así como todas las actividades de mantenimiento y administración de la organización.

 
Beneficios

• Mejor administración de personal.
  
• División y administración de departamentos.
  
• Mantenimiento de asignación de roles de trabajo para cada una de las personas integradas en el sistema.
  
• Permite comunicar avisos generales a quien ingrese al sistema de forma autentificada.
  
• Configuraciones personales de sitios favoritos para cada usuario del sistema.
  
• Restricciones a áreas de administración por medio de claves de acceso.
  
• Permite realizar publicaciones y seguir un flujo de trabajo sobre ellas, ofrece la opción de que los usuarios del sistema puedan ver documentos anexos a estas publicaciones.
  
• Indexación alfabética de cada una de las listas en pantalla, para una mejor organización de los contenidos.
  
• Le permite búsquedas generales y avanzadas sobre tópicos que integran el sistema.

Requerimientos

• Base de Datos
  
• SQL Server 7 o superior.
  
• Oracle 9i.
  
• My SQL 5.0
  
• Sistema Operativo 

Windows NT 4.0 o superior.