Solución que permite la sistematización de procesos y el ruteo automático de flujos de trabajo sin necesidad de conocer ningún lenguaje de programación.
Introducción
Hoy en día los ciudadanos solicitan de su Gobierno un mejor servicio, transparencia, calidad y un manejo más eficiente de recursos obtenidos de los impuestos.
Una de las mayores exigencias de los ciudadanos actualmente radica en eficientar los trámites de Gobierno así como eliminar la corrupción y burocracia durante este proceso.
Antecedentes
GMatrix ha invertido varios millones de dólares en el desarrollo de una herramienta para el registro, automatización y gestión de trámites en el entorno Gubernamental. Hoy en día las capacidades tecnológicas son fruto de una iniciativa Estatal.
Para fomentar el desarrollo de la Industria de software en el Estado de Guanajuato, hace más de 5 años estudiantes de diversas Universidades públicas entraron y participaron en programas de alto desempeño para desarrollar habilidades tecnológicas de alto calibre.
Aprovechando este capital humano y realizando sustantivas inversiones, se ha generado una de las pocas iniciativas a nivel Nacional de tecnología de punta por una empresa mexicana integrada por connacionales.
Descripción
La herramienta de Hermes (Ventanilla Única de Trámites y Gestión Integral de Procesos) permite en tan sólo unas horas
el registrar procesos y trámites Gubernamentales, así como automatizar la ejecución de éstos. Plasmándolos en un diagrama de flujo, define los parámetros de interacción en cada uno de los pasos asociados, los actores, la información que requiere ser consultada y las variables de interacción.
Se estima que se lleva de 5 a 10 minutos en la configuración de un paso, mientras que en la configuración de un trámite en su totalidad de 1 a 12 horas hábiles, dependiendo de la complejidad del mismo.
Este sistema le permite ilustrar y especificar los requisitos de formato del trámite en un programa amigable (Microsoft Visión 2000). Así mismo, se pueden configurar tiempos, responsables, insumos y resultados en ca paso.
Al terminar estos sencillos pasos solo se presiona un botón y el sistema genera las pantallas y publicaciones respectivas, respetando el proceso ilustrado.
La información del proceso se complementa con reportes y métricas en tiempo real, así como herramientas de configuración y administración para el sistema.
Dado que la aplicación reside completamente en un solo servidor; los usuarios, los ciudadanos, las personas de los flujos de trabajo en la operación y gestión de trámites directamente desde un navegador de Web, permitiendo la reducción en costos de mantenimiento, la integración morales y los funcionarios dentro de las Dependencias Federales accesan al seguimiento de diversos entornos, múltiples actores y la integración de Dependencias a un solo trámite.
Permite además la integración al sistema desde reconexiones de baja velocidad con acceso telefónico o vía MODEM, así como una Intranet en tonos de banda ancha.
Esta herramienta modifica el paradigma en el diseño, definición, documentación y administración de procesos.
El paradigma tradicional en la reingeniería de procesos, contempla primero el rediseño, la documentación posterior, liberación de procesos y futura capacitación del personal involucrado.
Cada vez se involucra más la automatización de este proceso a través de formatos electrónicos, remplazando el uso de sistemas de cómputo por lo lento y costoso de los mismos.
La automatización en sistemas tradicionales, implica un largo e inflexible involucramiento de las áreas de cómputo en el cual se codifican los formatos electrónicos y las reglas de ruteo de los procesos.
Por el costo y el tiempo asociado con éstos, así como la inflexibilidad de adecuar los cambios en el proceso de una forma rápida, la automatización se lleva a cabo sólo de forma selectiva.
A través de esta herramienta de gestión de procesos, se logra pasar directamente del diseño de un proceso en el diagrama de flujo a la automatización del mismo, permitiendo un entorno completamente flexible en la modificación del proceso, al editar agregar o eliminar pasos conforme al marco legal y las oportunidades de mejora pertinentes que anteriormente se hayan identificando.
De esta forma, desde el diagrama de flujo inicial queda automatizado inmediatamente el proceso, generándose formatos electrónicos, interfaces, consultas a las bases de datos, de ruteo sin la necesidad de escribir una sola línea de código o programadores.
Este proceso es llevado acabo normalmente por responsables de departamentos o por las áreas de calidad y desarrollo organizacional dentro de las Dependencias.
La documentación asociada con el proceso requiere de menos detalle, siendo ésta más sencilla y sintética, permite omitir la posterior capacitación de los usuarios, ya que en la modificación de un proceso el sistema actualiza de forma automática las interfaces.
El sistema es completamente compatible con estándares de documentación de procesos tales como ISO 9000, ISO 14000 u otros.
Características
Hermes consta de tres elementos:
• Seguimiento del proceso
Una vez publicado su proceso puede ser seguido y controlado por el sistema a través de su Intranet o Internet. Disminuye al 100% el uso de papel y el costo que esto representa, haciendo más eficiente su proceso y dando la oportunidad a ser mejorado cada día, apoyado por su poderoso sistema de métricas y reportes.
• Métricas y Reportes
Ofrecen estadísticas en tiempo real sobre cualquier información acerca del proceso, incluyendo un sistema de semáforos y avisos que describe las condiciones del proceso o el retraso en las etapas del mismo.
• Configuración y administración
Permite que el proceso sea autoconfigurable y personalizable por el administrador, controlando el acceso conforme al perfil y permisos de cada usuario registrado.
Como ejemplos de procesos automatizables:
Beneficios
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El uso de la solución de Hermes dentro de cualquier Gobierno reduce sustancialmente costos y mejora el desempeño interno y publico de las Dependencias.
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Entre los principales beneficios tenemos:
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Ahorros sustanciales al reducir labores manuales, seguimiento en papel, imprecisión en la información y tiempo de capacitación a usuarios.
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Colaboración rápida y precisa en red o de forma remota por todos los actores involucrados en las etapas del proceso
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