Sistema creado para facilitar el acceso y control de la  información con el fin de proveer todo lo necesario para que las personas tengan la oportunidad de recibir respuesta a cada una de las peticiones de información que realizan a las diferentes entidades de Gobierno  y  de reducir enormemente los tiempos en solicitudes posteriores.

Introducción

Ante el auge  de la ley de transparencia y acceso a la información pública, que  tiene como finalidad proveer  todo lo necesario para garantizar el acceso de toda persona  a la información, GMatrix a desarrollado una solución denominada  “Sistema de acceso y control de la información  (Trasluz) ”

La finalidad  del sistema radica en el hecho de dar respuesta a cada una de las peticiones que los ciudadanos realizan a las diferentes entidades de gobierno, además de permitir crear una base de conocimiento la cual ayude a reducir enormemente los tiempos en solicitudes posteriores.

Este sistema permite controlar todas y cada una de las peticiones que los ciudadanos realizan para que sean atendidas en tiempo y con la calidad requerida, enviando alertas y gráficas de control a los diferentes actores del proceso.

Debido a que este sistema opera totalmente "bajo ambiente Web" su implantación es totalmente natural y muy rápida.

Las necesidades que hemos detectado que se deben de cubrir

Para proporcionar una óptima operación son: 

• Publicación continua.
  
• Flujos de trabajo para la atención y las solicitudes.
  
• Clasificación de la Información para minimizar costos y tiempos.
  
• Monitoreo continuo de las solicitudes para detectar retrasos.
  
• Este sistema incluye los siguientes productos desarrollados por GMatrix:
  

Portal Modular. 
Con este sistema los usuarios podrán publicar información en su portal de una forma sencilla sin conocimientos técnicos ni de lenguaje de programación. Teniendo control sobre permisos de accesos a las diferentes secciones.

Km-Kit
En este sistema se puede clasificar toda la información que el gobierno genera estableciendo periodos de publicación y permisos de acceso a esta información.

Atención Ciudadana
Con la ayuda de este sistema se lleva el control de todas las solicitudes que los ciudadanos hacen al gobierno ofreciendo sistemas de alerta y semáforos que nos ayudan a detectar y prevenir retrasos.

Ventanilla Única
La última parte que se debe cubrir para un sistema completo de acceso a la información es el poder controlar y versionar los procesos que se llevan dentro del gobierno para atender las solicitudes; mediante esta aplicación los usuarios pueden automatizar cualquier proceso sin necesidad- de programar ni conocimientos técnicos habilitando todo el seguimiento del proceso sin el uso de papel.

Características.
Publicación Periódica de Información.
Este sistema permite  ofrecer la  información pública a la ciudadanía  mediante el uso de un portal en Internet en el que se publique periódicamente dicha  información.

La aplicación cuenta con un módulo completo que permite la configuración de permisos en los diferentes departamentos de
la instancia gubernamental para que diferentes funcionarios puedan ver, editar, publicar o autorizar la información que se publica en cada departamento y que  esta información sea  configurada  para que sea de acceso público a cualquier ciudadano o de acceso restringido sólo para ciertos funcionarios.

Atención de Solicitudes Ciudadanas
La manera más común en la que los ciudadanos consultarán la información es cuando ellos mismos la solicitan a la instancia gubernamental, en este caso existe una serie de pasos y cierto orden que debe seguir el gobierno para responder a esta solicitud. Por esa razón, el sistema cuenta  con un proceso preanalizado incorporando las mejores prácticas de diversos

instancias gubernamentales que permite poder cambiar totalmente el proceso y adecuarlo a sus propias necesidades sin  necesidad de programación, ofreciendo la facilidad de poder ajustar el proceso con el paso del tiempo con el fin de mejorarlo  y también sin necesidad de conocimientos técnicos  y sin depender de una empresa de sistemas.

Alertas y Gráficas de Seguimiento
Uno de los problemas fundamentales en el seguimiento de peticiones ciudadanas de cualquier tipo es la falta de información oportuna y exacta sobre donde se encuentran o pueden presentarse retrasos, es por esto que la aplicación cuenta con un sistema completo de gráficas y alertas el cual ayuda a  que todas las peticiones sean atendidas en los tiempos establecidos en la ley

Control de Permisos y Tiempos
Ya que esta aplicación permite guardar información publica como restringida cobra una gran importancia el sistema de permisos y tiempos.

La aplicación cuenta con la posibilidad de dar acceso a cada usuario o rol por cada documento o departamento almacenado en el sistema, además de permitir configurar la fecha en la que la información es pública previniendo casos en los que se tenga que abrir información después de varios años.

Respuestas Unificadas
Ya que en este momento en la mayoría de las instancias de gobierno no se tiene digitalizada ni clasificada la información,  el número de personas involucradas en este proceso crece, por lo que es indispensable un sistema de respuestas unificadas preconstruidas para las diferentes respuestas que se puedan otorgar.

Es por esto que esta aplicación cuenta con un potente sistema de creación de respuestas el cual puede ser administrado sin necesidad de conocimientos de  programación o nociones técnicas.

Requerimientos tecnológicos

• Base de Datos
  
• SQL Server 7 o superior.
  
• Oracle 9i.
  
• My SQL 5.0
  
• Sistema Operativo 

Windows NT 4.0 o superior